Awaria IT to nie tylko problem informatyka
Dla działu IT awaria to zadanie do rozwiązania. Dla właściciela firmy ta sama awaria oznacza zatrzymanie procesu biznesowego: stoi sprzedaż, obsługa klienta, księgowość, produkcja, wysyłka. Każda minuta przestoju ma swoją cenę - tylko zwykle nikt jej nie policzył. Pokażemy, jak policzyć koszt awarii IT uczciwie i jak go obniżyć.
Najczęstsze awarie w MŚP
- komputer kluczowego pracownika nie startuje przed ważnym terminem
- brak internetu lub padający router
- poczta firmowa nie działa, a klienci dzwonią
- program księgowy, ERP lub magazynowy nie startuje
- serwer plików niedostępny, VPN nie działa zdalnie
- backup istnieje „na papierze”, ale nikt go nigdy nie testował
Trzy kategorie kosztów
1. Koszty bezpośrednie
Najłatwiejsze do zmierzenia: czas pracowników, którzy nie mogą pracować, koszt pilnej naprawy (stawka serwisu „na wczoraj” bywa 2-3 razy wyższa od planowej), wymiana sprzętu, licencje awaryjne.
2. Koszty pośrednie
Frustracja klientów, opóźnione projekty, nadgodziny na nadrobienie zaległości. Tu trafia również utrata zaufania - klient, który trzeci raz słyszy „mamy problem z systemem”, zaczyna szukać alternatywy.
3. Koszty długoterminowe
Utracone kontrakty, kary umowne za niedotrzymane SLA, kary RODO i NIS2 za incydenty bezpieczeństwa, koszt odtworzenia danych, jeśli backup zawiódł (parametry RTO/RPO - ile czasu zajmie powrót i ile danych bezpowrotnie tracisz).
Prosta metoda kalkulacji
Wzór, którego używamy u klientów:
Koszt awarii = (stawka godzinowa × liczba osób × godziny przestoju) + utracone zlecenia + naprawa + kary umowne + reputacja
Przykład - firma 20-osobowa, awaria serwera plików trwa 4 godziny w godzinach pracy:
- 20 osób × 80 zł/h × 4 h = 6 400 zł samego przestoju
- utracone zamówienia z e-commerce - 3-8 tys. zł
- serwis w trybie awaryjnym - 800-1 500 zł
- nadgodziny na nadrobienie zaległości - 2-4 tys. zł
Razem jedna 4-godzinna awaria potrafi kosztować 12-20 tys. zł - bez kar umownych i odpływu klientów. W produkcji i logistyce - wielokrotnie więcej.
Dlaczego jedna awaria kosztuje więcej niż roczna opieka IT
To matematyka. Stała opieka informatyczna dla firmy 20-osobowej to zwykle 2-5 tys. zł miesięcznie. Jedna porządna awaria pochłania równowartość kwartału takich opłat - w najgorszym momencie. Większość przestojów wynika z 3-4 powtarzających się grzechów - opisaliśmy je w 5 błędach w infrastrukturze IT powodujących awarie.
Co robimy w LM Networks, żeby unikać awarii
- stały monitoring serwerów, sieci i usług - reagujemy, zanim user zauważy
- planowe aktualizacje w oknach serwisowych - nie w piątek o 16:00
- testy odtworzenia backupu - backup nieprzetestowany to nie backup
- znajomość infrastruktury klienta - bez tracenia godziny na rozpoznanie środowiska
- dokumentacja IT, hasła w sejfie, procedury awaryjne, jasne SLA
Porównaj również outsourcing IT vs administrator na etacie oraz Backup w firmie - dlaczego sam NAS to za mało.
Kalkulator kosztów IT
Mamy proste narzędzie, które w 30 sekund pokaże, ile kosztuje Twoją firmę godzina przestoju.
Sprawdź kalkulator kosztów IT i zobacz, ile może kosztować Cię jedna awaria.
Podsumowanie
Najdroższa awaria to ta, której można było uniknąć. Backup, monitoring i stała opieka nie są kosztem - są ubezpieczeniem ciągłości firmy. Pytanie, czy płacisz planowo, czy jednorazowo i pod presją czasu.
Jest jeszcze jeden warunek, bez którego powyższe wyliczenia pozostają teorią: awarie i zgłoszenia muszą być gdzieś zapisywane. Bez rejestru z datą, statusem i czasem reakcji po roku nikt nie odtworzy, ile przestojów faktycznie było i ile kosztowały. Jak to poukładać, opisujemy w tekście o systemie zgłoszeń dla firmy.
